Glitters rekryteringsprocess
-
Börja alltid med att ta reda på om rekryteringsbehovet kan lösas internt. Finns det befintlig personal som är aktuell för tjänsten kan både tid och arbete sparas. Vid rekrytering av butikspersonal (såsom säljare/butikschefer) ska alltid personal som uttryckligen önskat mer timmar i första hand tillfrågas inför tillsättning av ytterligare timmar.
-
Rekryterande chef kontaktar HR och gemensamt tas en kravprofil fram och en tidsplan sätts för rekrytering.
Kravprofilen ska fungera som utgångspunkt för hela rekryteringen, den utgör underlaget för annonsen och ligger till grund för hur väl rekryteringen kan utvärderas i efterhand. Kravprofilen ska tydligt och detaljerat definiera och svara för vilken erfarenhet och utbildning som krävs, vilka arbetsuppgifter som ingår i rollen, lönenivå och hur rollen eventuellt kommer att utvecklas med tiden. Kravprofilen ska även besvara vilka förmågor, vilken kompetens, erfarenhet, utbildning och personlighet som kandidaten ska ha. Det kan finnas både önskvärda krav och skallkrav.
Tydligt definierade kriterier underlättar hela rekryteringsarbetet, både när du ska utforma annonsen, göra urvalet bland inkomna ansökningar och vid själva intervjutillfället. Om du vet vad du letar efter är det lättare att fråga efter det specifikt. Kravprofilen ska utgå från vilka arbetsuppgifter som faktiskt ska genomföras och vilka egenskaper som är nödvändiga, den ska vara realistisk, verklighetsförankrad - om kraven är för höga eller orimliga blir rekryteringen svår att genomföra.
-
Annons publiceras av rekryterande chef (eller HR) på Glitters aktuella kanaler internt/externt i rekryteringssystemet TeamTailor. Annonsen ska alltid utgå från kravprofil och Glitters annonsmallar vad gäller utseende och layout.
-
Inkommande ansökningar och första urval hanteras av rekryterande chef (eller HR) i ekryteringssystemet TeamTailor.
Ansökningar ska gås igenom löpande av den som är ansvarig för rekryteringen och aktuella kandidater som matchar upprättad kravprofil ska kontaktas för en telefonavstämning eller inbokning till djupintervju. Finns det något i en ansökan som du ställer dig frågande till eller vill veta mer om kan du lämpligen kontakta kandidaten.
De kandidater som inte matchar kriterierna för tjänsten kan med fördel så fort som möjligt meddelas via mail att de inte är aktuella för tjänsten och att de inte har gått vidare i processen. På så sätt underlättar du också i ditt eget arbete att endast hålla koll på de kandidater som är fortsatt aktuella för tjänsten.
För en god kandidatupplevelse är det avgörande att den som är ansvarig för rekryteringen ger återkoppling och information till kandidaterna löpande genom hela rekryteringsprocessen fram till dess att tjänsten är tillsatt.
Glitters målsättning är att återkoppla inom 2-3 veckor efter det att en kandidat har skickat in sin ansökan. Genom snabb återkoppling minskar vi risken att tappa bra kandidater. Om processen drar ut på tiden finns risken att de går till andra tjänster eller får en negativ bild av Glitters varumärke.
-
En första telefonavstämning med kandidater görs och därefter väljs kvalificerade kandidater ut och kallas till djupintervju.
Stäm av redan under telefonintervjun vad det är som lockar med tjänsten, eventuell förväntad lönenivå (det handlar inte om förhandling utan för att se ifall vi kan mötas eller ligger för långt ifrån varandras nivåer). Presentera Glitters kärnvärden och stäm av hur kandidaten tänker kring dessa.
Avsluta samtalet med information om vad som kommer att hända härnäst i processen. Vid inbokning av djupintervju ska du alltid efterfråga de handlingar som behöver uppvisas vid intervjutillfället så att kandidaten ges möjlighet att ta fram dessa.
-
Det viktigaste med intervjun är att den är strukturerad och utgår från en specificerad kravprofil med frågor som är kopplade till det beteende- och krav som vi letar efter.
För att säkerställa rekryteringen blir så objektiv som möjligt och att samma frågor ställs till samtliga kandidater ska du använda dig av en Glitters intervjumall. De frågor som alltid bör vara med är av mer allmän karaktär kring företag, tjänst, tidigare och nuvarande arbete, utbildning och personliga egenskaper. Därefter ställer du mer specifika frågor som passar för den aktuella tjänsten baserat på kravprofilen. Avslutningsvis ställer du frågor kring framtid och karriär samt frågor av mer praktisk karaktär.
Du har valt ut kandidaten bland andra sökande och har därmed redan säkerställt att personen uppfyller grundkraven enligt kravprofilen. Inför intervjun är det viktigt att du själv förbereder dig genom att ha läst igenom kandidatens ansökan och om det är något särskilt som du vill höra mer om eller stämma av. Förbered frågor som säkerställer att du får djupare information rörande kandidatens erfarenhet och kompetens, vilket ska ligga till grund för din bedömning av kandidaten. Be gärna personen att konkretisera med exempel som tydliggör kompetens eller erfarenhet.
Vid själva intervjutillfället är det lämpligt att inleda med en kort, relativt informell, dialog för att få kandidaten att känna sig väl till mods. Erbjud kaffe/te/vatten och fråga om det gick bra att hitta. Platsen för intervjun bör i möjligaste mån vara lugn, mobiltelefoner ska hållas avstängda och ni bör sitta ostörda under mötet. Ge kandidaten en kort bakgrund om Glitter och tjänsten. Informera om att du kommer att föra anteckningar under intervjun. Anteckningarna kommer endast att användas som underlag för urval och rekryteringsprocess och kommer inte att sparas efter det att tjänsten är tillsatt.
Om vi är två under intervjun är det viktigt att i förväg ha bestämt vem som tar på sig vilken roll under intervjun. Informera kandidaten om vilka roller vi har och ha alltid i åtanke att en arbetssökande kan känna sig mer utsatt i intervjusituationen om det är fler deltagare från företaget.
Som en avslutande del av intervjun bör du berätta mer ingående om den aktuella tjänsten. Kanske är det någon fråga som har dykt upp i mötet med kandidaten som ni behöver stämma av ytterligare, fråga kandidaten om det är något han/hon funderar över.
När intervjun är avslutad är det viktigt att du ger information om den fortsatta rekryteringsprocessen, vad kommer att ske efter intervjun, vem hör av sig och när. Kandidaten ska alltid lämna intervjutillfället och känna sig trygg i vetskapen om hur processen ska fortskrida och vilket nästa steg är.
Efter intervju ska alla kandidater få återkoppling via mail eller telefon oavsett om de går vidare i rekryteringen eller ej.
- Intervjuer görs alltid enligt mall av rekryterande chef (eller HR) -
-
Vid tillsättning av tjänstemän kan tester genomföras som ett sista steg i processen. Rekryterande chef och kandidat ska alltid få återkoppling på testresultatet.
-
Om kandidaten i det här läget i rekryteringsprocessen fortfarande är aktuell för tjänsten är nästa steg att du tar referenser. Ta minst kontakt med två referenser innan du fattar beslut om anställning. Du kan med fördel fråga kandidaten om specifika referenser från tidigare anställningar. När du ska ta en referens är det viktigt att vara förberedd och ha informerat kandidaten om att du kommer att kontakta referenser. Anteckningar efter referenstagning är endast att betrakta som ett underlag i rekryteringsprocessen och ingenting som ska sparas efter eventuell anställning.
- Referenser tas alltid enligt mall av rekryterande chef (eller HR) -
-
Samtliga delar av rekryteringsprocessen ska ligga till grund för att skapa en sammantagen bild av kandidaten. Vid bedömning utgå från kravprofilen för huruvida kandidaten är en bra matchning till tjänsten.
-
När du väl har hittat den kandidat som matchar mot tjänsten och genomfört samtliga steg i rekryteringsprocessen ovan fattar du beslut om anställning. På Glitter tillämpas "farfarsprincipen" vilket innebär att beslut om att anställa och fastställande av villkor görs av rekryterande chef men i samråd med chefens chef (eller HR).
-
När slutkandidat signerat anställningsavtalet och rekryteringsprocessen är avslutad ska du informera samtliga kandidater och ge återkoppling om att tjänsten nu är tillsatt. Eventuella annonser som fortfarande är publicerade ska tas ner. Att ge ett professionellt bemötande till kandidater som inte fått jobbet är viktigt för Glitters varumärke då de är potentiella kunder hos oss.
LYCKA TILL!